Uma transação
consiste na troca de valores que afetam a lucratividade ou o ganho global de
uma organização. O SPT pode ser considerado o centro do sistema da empresa, apoiando
a realização e monitorando as negociações. Na maioria das empresas, o SPT está
ligado fortemente às atividades da rotina diária, no curso normal dos negócios.
Desempenha um papel específico de suporte às atividades empresariais, também é
uma valiosa fonte de dados para outros sistemas de informação da organização.
As atividades do SPT compreendem a:- Coleta de dados: pode ser manual ou automatizada,
consiste na entrada dos dados ou informações;
- Manipulação dos dados: cálculos, classificação,
disposição...
- Armazenamento: guarda dos dados em um ou mais
bancos de dados;
- Produção de documentos: podem ser impressos ou
exibidos na tela do computador.
A maioria dos
SPTs têm: necessidade de processamento eficiente e rápido para lidar com
grandes quantidades de entradas e saídas; alto grau de repetição no
processamento; computação simples (adição, subtração, classificação,
multiplicação); grande necessidade de armazenagem; em caso de pane no SPT,
causa grande e grave impacto negativo na organização, e seu funcionamento afeta
um grande número de usuários.
Objetivos do SPT
Desde que o
SPT passou de manual a computadorizado as empresas não se imaginam mais sem
esse tipo de ferramenta ao seu alcance. As organizações dentre seus vários
objetivos, esperam com o SPT:
- Processar os dados gerados pelas transações:
capturar, processar e armazenar transações produzindo grande variedade de
documentos com relação às atividades rotineiras da empresa.
- Manter alto grau de precisão: verificação com
exatidão é feita tanto por pessoas quanto por sistemas de computador. Antes
do inicio das transações, várias pessoas conferem e verificam
rigorosamente todas as entradas para assegurar a real situação do negócio,
inibindo erros de processamento.
- Assegurar a integridade dos dados e da informação:
informações exatas e atuais antes de serem armazenadas.
Aplicações
do Processamento de Transações
Processamento de pedidos: envolve a coleta e o agrupamento
de pedidos dos clientes e consumidores. Uma vez tomado o pedido, ele é
processado com o uso de um ou mais programas de computador;
Controle de estoques: a entrada do pedido é o ponto de
partida da aplicação de estoques. Os pedidos que foram recebidos são
confirmados, registrados e colocados como entrada para o programa de controle
de estoques;
Fatura: grande parte dos programas de faturamento computa
automaticamente descontos, taxas aplicáveis e outros encargos diversos. Como
muitas das operações computadorizadas contém arquivos de dados elaborados sobre
clientes e estoques, muitas aplicações de faturamento exigem apenas a
informação sobre os itens pedidos e o número de identificação do cliente: a
aplicação de faturamento faz o resto;
Contas a receber: a principal saída da aplicação de contas a
receber é a cobrança, que pode incluir as datas em que os itens foram
adquiridos, descrições, números de referência e quantias. Além disso, as
cobranças podem incluir valores para vários períodos, totais e permissões de
descontos;
Contas a pagar: tenta aumentar o controle da empresa sobre
as aquisições, melhorar o fluxo de caixa, aumentar a lucratividade e oferecer
um gerenciamento eficaz das capacidades atuais;
Compras: pode facilitar o processo de compra possuindo um
amplo armazenamento de dados sobre as mercadorias e serviços dos fornecedores;
Recebimento: o departamento de recebimento é responsável
pela tomada da posse física dos itens que chegam, e por sua inspeção e envio às
pessoas que os solicitaram. Além disso, o departamento de recebimento notifica
o departamento de compras quando os itens são recebidos;
Expedição: coordena o fluxo de saída dos
produtos e mercadorias da organização, com o objetivo de expedir de modo eficaz
produtos de qualidade aos clientes;
Recursos Humanos: ajuda nos controles ligados ao pessoal, como
por exemplo, gerar folhas de pagamento;
Contabilidade
geral: destina-se a permitir entradas de dados e relatórios
financeiros automatizados, normalmente é usada por gerentes operacionais
contábeis e financeiros para monitorar a lucratividade da organização e para
controlar os fluxos de caixas.
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